La domiciliation d’entreprise: avantages et inconvénients

 Chaque entreprise dispose dès sa création d’un siège social, c’est-à-dire une adresse professionnelle physique qui doit être déclarée au centre de formalités des entreprises. Cest une étape nécessaire avant son immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers ert cette adresse doit figurer sur de nombreux documents émanant de la société (devis, factures, publicités…).

Cette adresse fiscale et juridique de l’entreprise peut néanmoins être distincte de l’adresse constituant le lieu d’exercice de l’activité. Quels sont les points importants à connaître sur le sujet ?

Qu’est -ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation est le fait d’attribuer une adresse juridique officielle distincte de l’adresse effective du siège administratif de l’entreprise, afin notamment de bénéficier d’une adresse plus accessible, plus valorisante, plus prestigieuse. Cette pratique permet de gagner en crédibilité et en sérieux auprès d’éventuels investisseurs ou partenaires et est encadrée par un décret de 1985. En effet, la domiciliation est généralement une prestation facturée fournie par des entreprises spécialisées qui proposent également d’autres services, comme par exemple la récupération du courrier, la location d’espaces de travail coworking ou de salles de réunion ou à la journée. Cela peut être un bon choix pour une jeune entreprise disposant de peu de ressources ou en quête de flexibilité.

Le choix de la domiciliation

Toute entreprise en création doit pouvoir justifier de l’existence d’un local accueillant le cœur administratif de la société. Cette domiciliation juridique et administrative qui compose le siège social peut se faire au domicile de l’entrepreneur (c’est fréquemment le cas pour les artisans et auto entrepreneurs) mais également au sein d’un local professionnel propre, au sein d’un local appartenant à une entreprise tierce, au sein d’une pépinière d’entreprise ou auprès d’une société spécialisée dans la domiciliation. Dans ce cas, lors de l’immatriculation de l’entreprise en cours de création, il faudra pouvoir justifier d’un contrat de domiciliation ainsi que l’immatriculation de l’entreprise dite domiciliatrice.
Quoi qu’il en soit, le siège social correspondant à la domiciliation doit correspondre à l’image recherchée par l’entreprise ainsi qu’à ses besoins ainsi et ne doit donc pas être choisi à la légère, au risque de lourdes contraintes pratiques ou des coûts élevés. On peut imaginer par exemple les difficultés que pourraient connaître par exemple une petite start up louant ses propres locaux à un prix élevé alors qu’elle n’a que peu de ressources ou à une entreprise implanté à plusieurs kilomètres de sa clientèle.

Les avantages de la domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale est ainsi une possibilité intéressante pour une jeune entreprise ne disposant pas des moyens nécessaires pour l’acquisition ou la location d’un local. La domiciliation offre notamment l’avantage d’une installation à moindre coût, idéal pour la réduction des frais fixes et pour une entreprise en quête de souplesse désireuse de ne pas signer de contrat de bail commercial.
En outre, la domiciliation est l’occasion d’installer, notamment aux yeux des clients et des partenaires, l’entreprise à une adresse potentiellement prestigieuse ou permettant de donner confiance.
La domiciliation permet par ailleurs de filtrer la plupart des visites indésirables et/ou imprévues de clients, fournisseurs, démarcheurs : un accueil est généralement assuré à l’entrée des locaux et permet de limiter fortement ce type de désagrément. Très pratique pour optimiser son temps de travail et être dérangé le moins possible.
Enfin, la domiciliation offre toute une gamme de services annexes qui peuvent s’avérer très utiles, comme par exemple la présence d’une secrétaire à temps plein pour tous les documents administratifs ou, comme cela a déjà été précisé, la récupération, numérisation et transmission du courrier, un standard téléphonique ou à la location de salles.

Les inconvénients de la domiciliation commerciale

La contrainte principale demeure logiquement dans le fait que le siège social se situe pas au même endroit que le lieu d’activité de l’entreprise, ce qui entraîne des frais plus importants et une perte de temps lié au déplacement entre le domicile légal et le lieu d’activité de l’entreprise.
Il faut également noter que la domiciliation commerciale ne permet pas de disposer de bureaux administratifs réels et propres à l’entreprise. Avant et après chaque séance de travail ou de réunion, il faut apporter ses documents, son matériel et tout récupérer une fois la session achevée…

La règlementation de la domiciliation commerciale

Toute domiciliation passe par un contrat de domiciliation, conformément au décret du 5 décembre 1985. Ce contrat doit ainsi obligatoirement comporter la durée du contrat, ainsi que les règles applicables à son renouvellement tacite ou non (délai de préavis), et l’engagement contractuel des parties notamment en matière de forfait, prestations attendues et prix de la domiciliation.
La société domiciliatrice s’engage à mettre à disposition les locaux convenus dans le contrat, ainsi que les services, équipements ou options facultatives retenues.
Il pèse également  une obligation d’information sur l’entreprise domiciliataire, qui est contrainte d’informer le greffe du tribunal de commerce de toute cessation de domiciliation d’une entité en ses locaux. En effet, la fin d’une domiciliation entraîne automatiquement la nécessité d’une procédure de changement de siège social devant être entamée par l’entreprise domiciliée.
De son côté, le domicilié est dans l’obligation d’user des locaux : il ne peut lui-même sous-domicilier et doit aviser son domiciliataire de tout changement juridique statutaire. Par ailleurs, il est dans l’obligation de mentionner les références de son contrat de domiciliation au RCS de son entreprise.

Ainsi, la domiciliation de l’entreprise doit faire l’objet d’une certaine réflexion car, au-delà d’être une nécessité, elle joue considérablement sur l’image et le prestige de l’entreprise.